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| 進化するグループウェア
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| 財団法人岐阜県市町村行政情報センターシステム研究室 |
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◆グループウェアとは
コンピュータネットワークを利用して、グループ内のメンバ間でコミュニケーションや情報の蓄積・共有化を行うことで、グループによる作業を効率化するシステムの総称です。代表的な製品には、ロータス社の「Notes
Domino」やマイクロソフト社の「Exchange」等があります。グループウェアは単一の機能ではなく、下表にあるような機能を組み合わせて利用するシステムです。
グループウェアが紙による文章の伝達・記録と異なる点は、ネットワークを介して蓄積された情報をいろいろなキーワードで分類し、必要時にすぐに検索し利用するといった、紙の保存ではできなかったことを可能にすることです。
そのため、時間や場所にとらわれず、担当者間のコミュニケーションを円滑にし、組織を活性化させる最適なツールといえます。
グループウェアは、目的、用途に応じた機能の選択と必要時には業務手続き等の改善を行うことで、効果的な利用が図られることとなります。
禀議の電子化や決裁日数の短縮など、端的な効果も期待できることから、導入する企業が増えています。 |
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◆これからのグループウェア
これまでのグループウェアソフトは、他社製品とは互換性のない独自のシステムであり、また利用するパソコンごとに専用ソフトが必要でしたが、インターネット／イントラネットの普及により、ＷＷＷサーバ機能やインターネット・メールの送受信機能を持つグループウェアソフトが製品化されてきました。
この結果、利用者側で操作する「クライアント・ソフト」が無償配布される標準的なＷＷＷブラウザソフトを利用することにより、導入コストの軽減や操作の統一による利用者教育の負担軽減などの効果が期待できます。また、インターネットの活用により、企業間で協同作業（コラボレーション）を行うための情報を企業間で共有することが実現できます。
グループウェアにおける最新の話題の中で最も注目されているのが「ナレッジ・マネージメント（知識管理）」です。これは、企業等組織を支える個人が持つ知識やノウハウといった無形の財産を再利用可能な形で蓄積・管理し、そこから有用な情報を引き出す体系を構築しようとするものです。こうした、グループウェアの進化によって、新たな情報コミュニケーションが始まろうとしています。
＊イントラネットとは、インターネット技術を用いた内部ネットワークを言い、その概要についてはネット＆ラインNO.79を御参照ください。 |
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＜グループウェアの代表的な機能＞
| 名 称 |
機 能 |
| 電子メール |
ネットワーク上のメンバ間で、電子化された文書等を郵便と同様に宛名（電子メールアドレス）を指定して、送受信ができます。 |
| 電子掲示板 |
ネットワーク上にメンバの一人が書き込んだメッセージをそのグループ全員が見ることができ、それに対しての他のメンバが返答、意見等を書き込むことができます。 |
| 電子会議室 |
電子掲示板を発展させ、関連する発言の表示等会議機能を強化し、複数のメンバ間による意見交換ができます。 |
| 文書データベース |
ネットワーク上の文書データ、統計データ等を蓄積し、容易に検索ができるよう分類、整理を行うシステムです。情報を伝えるだけでなく、伝え合った情報を蓄積し、分析・吟味することができます。 |
| ワークフロー管理 |
文書の回覧や決裁等作業の流れをネットワーク上の電子メッセージの流れに代え、必要なルートに従ったメッセージの配信、配信過程の管理等ができます。 |
| スケジュール管理 |
カレンダー形式で個人等の予定や日程を管理することと併せ、複数利用者間で会議等共通のスケジュールを共有利用できます。 |
| 予約管理 |
複数の利用者から会議室等施設の空き時間の検索や予約が行えます。施設管理者は、予約状況の確認や集計等運用管理ができます。 |
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| グループウェアの利用状況
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| 財団法人岐阜県市町村行政情報センター企画開発課 |
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◆国での利用状況
国では、総務庁が主体となり「行政情報化推進基本計画（平成６年12月閣議決定）」に基づき、現在急速に整備が進みつつある各省庁の施設内ネットワークを相互に接続して、省庁間で各種の情報交換を行うことを目的とした「霞ヶ関ＷＡＮ」の運用が進められています。
その後、各省庁ＬＡＮや霞ヶ関ＷＡＮ等基盤整備が大きく進展したことや行政部門の情報化が社会全体の情報化への先導的役割として求められていることなどの状況を踏まえ、基本計画が改定（平成９年12月20日閣議決定）されました。
この中では、「ＬＡＮに組み込まれた電子メール、電子掲示板、データベース等グループウェアの各種機能を最大限に活用し、紙媒体の配布を制限する等の措置を講じつつ、ＬＡＮによる業務の簡素化・効率化、コミュニケーションの円滑化・高度化等を推進する」こととなっており、今後はグループウェアを有効に利用した事務の効率化、高度化が進められてくるものと思われます。 |
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◆岐阜県での利用状況
県では、一人1パソコン体制を目指した「ＧＡＩＢ（行政情報銀行）構想」に基づき、平成８年７月に「ＲＥＮＴＡＩ（岐阜県行政情報ネットワーク）」が再構築されました。
この「ＲＥＮＴＡＩ」では、県の全機関、県関係団体、県内全市町村等をネットワーク化するとともにグループウェアの導入を図り、7,000ユーザーにＩＤ（ユーザー識別番号）の配布が行われています。県で利用されている主な機能としては、電子メール、電子掲示板、電子会議室、キャビネット、スケジュール管理、会議室予約があります。 |
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◆全国の市区町村では
財団法人地方自治情報センターの調べ（平成９年３月１日現在）によりますと、全国の市区町村におけるグループウェアの利用状況は、68市区町村（51市2区15町村）となっています。
＜導入市区町村数＞
| グループウェア |
６８ |
| 機能別利用状況 |
| 電子メール |
６２ |
| 電子掲示板 |
４８ |
| 電子会議室 |
３ |
| キャビネット |
４ |
| スケジュール管理 |
１８ |
| 会議室、公用車、施設予約 |
２８ |
| ワークフロー |
３ |
| その他 |
１１ |
＜グループウェア利用の機能別割合＞
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◆県内の市町村では
県内市町村では、前述の調べによりますと9市町村（5市4町）となっています。
＜導入市区町村数＞
| グループウェア |
９ |
| 機能別利用状況 |
| 電子メール |
９ |
| 電子掲示板 |
７ |
| 電子会議室 |
０ |
| キャビネット |
０ |
| スケジュール管理 |
３ |
| 会議室、公用車、施設予約 |
４ |
| ワークフロー |
１ |
| その他 |
３ |
＜グループウェア利用の機能別割合＞
なお、平成9年８月１日でのパーソナルコンピュータ活用研究協議会（当センター事務局）によるＯＡ化状況調査では、18市町村（7市11町村）で利用され、8市町村（3市5町村）で導入を検討されています。
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| グループウェアへのセンターの取組
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| 財団法人岐阜県市町村行政情報センター企画開発課 |
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◆センターの考え方
市町村においては、情報化の進展に合わせ、より高度な情報活用を目指し、庁内情報基盤（ＬＡＮ）の整備が急速に進んでいます。こうしたＬＡＮの整備に伴い、グループウェアの導入検討が進みつつあります。
グループウェアは、市町村庁内の情報の交流・共有を実現するだけでなく、業務システムとも結びつけることで、様々な情報を統合的に扱うことができる「総合情報プラットフォーム」と言えます。
センターは、今日まで市販グループウェアの調査・研究を行うとともに紹介を行ってきましたが、センターが目標とするグループウェアは、庁内の他職員との情報交換を図る基本的な機能だけではなく、
□ 業務システムとの連携機能
□ インターネット・イントラネットとの連携機能
を有し、あらゆる情報をつないだ統合的に交換・共用できるものとしています。
近年、ユーザによる作り込みが可能なグループウェアソフトが市販されるようになりました。
センターは所要の目標を達成するため、こうしたグループウェアソフトをベースとして、作り込みを行うことにより、利用環境に合ったグループウェアを提供しようと考えています。
このため、平成９年度に、スケジュール管理（公用車予約、会議室予約、役職者スケジュール管理等）システムをテスト開発し、検証を行ってきました。
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◆平成10年度の取組
平成10年度には、平成９年度の検証・評価の結果を踏まえ、提供に向けた開発を行います。
センターが提供するグループウェアは、行政事務の一層の効率化を目指しており、市販のものに比して、市町村によって異なる利用環境、業務内容等にも対応できるものとしています。
なお、平成10年度後期に提供する機能としましては、電子メール、電子掲示板、スケジュール管理（公用車予約、会議室予約、役職者スケジュール管理等）、年次休暇管理等を予定しています。
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| 画面参考例（検証用システム）
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