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文書管理システムの構築
財団法人岐阜県市町村行政情報センター経営企画室 |
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| 国における文書管理システムへの取組 |
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国においては、「行政情報化推進基本計画の改定について」（平成９年１２月２０日閣議決定）及び「高度情報通信社会推進に向けた基本方針」（平成１０年１１月９日高度情報通信社会推進本部決定）により、２１世紀初頭に高度に情報化された行政、すなわち「電子政府」の実現を目指すという方針が示されました。
「行政情報化推進基本計画」は、①社会の情報化の進展に対応した行政情報化の推進（官民接点の情報化）、②事務・事業の簡素化・効率化及び行政運営の高度化（行政内部の情報化）、③行政情報化推進のための基盤整備を基本方針としています。
このうち「事務・事業の簡素化・効率化及び行政運営の高度化」において「文書管理・流通のシステム化」が具体的施策として挙げられ、電子文書を含む文書のライフサイクルを通じた的確な管理や「行政機関の保有する情報の公開に関する法律」の平成１３年４月１日からの施行への対応をも踏まえた文書管理システムの整備を推進することとしています。
国では、文書管理システムを①文書のライフサイクル（作成・取得、流通、保存・管理、施行、廃棄）を通じた管理、②紙だけでなく電子文書を含む管理、③文書管理に関連するシステム間で整合性がとれた総合的なシステムとして構築するとともに、「行政機関の保有する情報の公開に関する法律」への対応の一環として、インターネットを活用し、行政文書ファイルを国民一般が検索できるシステムを整備することとしています。（「総合的な文書管理システムの整備について」平成１２年３月２９日各省庁事務連絡会議了承）
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| 総合的な文書管理システム（総務庁資料） |
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| 総合行政ネットワークへの取組 |
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自治省においては、前述の国における取組を踏まえて、国・地方公共団体における総合的な行政の情報化を目的として「総合行政ネットワーク」の構築を行うこととしています。
この総合行政ネットワークは、国と３，３００の全地方公共団体とを結び、電子文書の交換等を行うもので、平成１５年度を目標とした電子政府の基盤構築に合わせることとして、都道府県及び政令指定都市については平成１３年度まで、その他の市町村については平成１５年度までに構築を行い、順次運用を開始することとしています。 |
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| 市町村への要請 |
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| 地方公共団体においては、文書管理システムに関して「ＩＴ革命に対応した地方公共団体における情報化施策等の推進に関する指針」（平成１２年８月２８日自治省）により、以下の取組が求められています。 |
- 文書の起案、決裁、供覧、廃棄に至るまでの流れを電子文書により、 一貫して管理する総合的な文書管理システムの導入による行政 事務の簡素化・効率化
- 総合行政ネットワークへの対応として、地方公共団体間や地方公 共団体と国との間で行われる申請・届出・報告、許認可等に係る 迅速な文書交換や、法令、条例、基礎的統計等の情報の共有を 実現するなど、国・地方を通じた情報化の基盤の早急な整備
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| 今後、市町村においては、文書管理システムの導入が促進されるとともに、文書管理システムを基盤とした総合行政ネットワークへの対応が必要となってくると考えられます。 |
