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広報誌 ネット＆ライン Ｎｏ.９１　２００１　冬号
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財団法人岐阜県市町村行政情報センター情報管理課
　センターでは、平成14年4月からの電子決裁（ワークフロー）システム（以下「システム」という。）の提供に向けて文書管理システム開発部会において市町村での文書管理事務の実態調査を行い、システムに必要な機能等について検討を進めています。
　提供に当たっては、電子文書の回議をネットワークを用いて電子的に行い、意思決定の迅速化による事務処理の効率化、紙使用量の圧縮による経済性の向上を図れるシステムを提供することとしています。
システムの機能
●回議ルートの設定　　　　　●回議文書の操作
●回議中文書の経過確認　　　●その他の機能
基本ルート
　システム中に組織のツリー(注1)を構築し、起案時に決裁区分とそのツリーから担当課の回議ルートを自動設定します。自動設定で求められない回議者については、起案者が適宜選択し挿入します。
注1　ツリー：データ構造を木の形で表現する方法。
合議ルート
　合議先は文書の案件により異なり、回議ルートを自動では求められないため、起案者は手動で合議先を選択し挿入することができます。
回議ルートの登録
　起案時に設定した回議ルートをシステムに登録しておくことにより、登録した回議ルートを次の起案時から利用することができます。
回議文書の表示
　回議者は、回議文書に添付されているワープロソフト等で作成されたファイル（以下「文書データ」という。）を画面上で参照することができます。
回議者の回議が終了すると、回議日付、時間等の情報がシステムに記録され、次の回議者に回議文書が移動します。

回議文書への追記
　回議者は、回議文書に対してコメントを追記することができます。
　また、文書データに付箋を添付し、コメントを記入することができます。また、文書データをそのまま回議することも可能であり、その場合はクライアントのワープロソフト等対応するソフトウェアにより、回議者がデータを修正することができます。

回議文書の差戻し
　回議者は、回議文書の内容に異議がある場合、「差戻し」の指定
を行うことができます。
　回議文書の「差戻し」が行われると、起案者に回議文書が差し戻され、起案者の修正が可能となります。修正後、差戻しが行われた回議者から再回議を行うことができます。差戻しが行われた文書については、決裁後、起案者だけでなく、「差戻し」以前に回議された回議者に対して文書を「通知」(注2)することができます。
注2 「通知」：システム上は、文書の写しを送信することをいう。

回議ルートの変更
　回議者及び起案者は、回議中の文書に対して回議者を追加・削除することができます。

代　決
　回議者は、必要に応じて「代決」の指定を行うことができます。
　また、代決をした回議者は、「要後閲」の指定を行い、決裁者に文書を通知することができます。

後　閲
　回議者又び起案者は、必要に応じて「後閲」の指定を行うことができます。決裁が完了すると自動的に「後閲」の指定をされた回議者に通知します。
　回議者及び起案者は、回議中文書の回議記録（他回議者のコメント等）を確認することができます。
・システムの起動時及び指定の時間ごとに、回議文書の存在をメッセージボックスで表示します。
・未処理の回議文書の件数を表示します。
・決裁後に指定の供覧者に対し、電子供覧することができます。
・回議者は、回議文書の決裁が完了した後に事案の内容を知る必要がある場合、「要再回」の指定を行うことができます。決裁が完了すると自動的に「要再回」を指定した回議者に通知します。