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広報誌 ネット＆ライン＞No.95 |  |
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| 平成13年10月2日から3日の2日間にわたり、岐阜市・岐阜産業会館で開催しました平成13年度市町村情報化ソリューションメッセにおいて、市町村情報化研究会の事業の一つであります情報化講演及び市町村情報化研究会文書管理システム開発部会の成果発表が行われ、10月3日に電子文書・電子申請推進協議会研究開発部会の廣石高氏から「電子申請・届出システム実現に向けた課題等について」と題し情報化講演を、10月2日に文書管理システム開発部会会長の藤田衛氏（大垣市企画部情報企画課課長補佐）から「文書管理システム電子決裁（ワークフロー）システムの機能等について」と題し開発部会の成果発表が行われましたので、その要旨について紹介をさせていただきます。（詳細は、平成14年2月初旬に県、市町村等あて送付いたします講演概要を御覧ください。） |
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電子申請・届出システム実現に向けた課題等について −市町村情報化研究会・情報化講演の要旨− 財団法人岐阜県市町村行政情報センター情報企画室 |
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電子申請とは 「住民サービスの向上」及び「庁内業務の効率化」を目的として、住民、企業等からの各種申請手続において、インターネットを介して電子化された文書による申請を行うとともに受け付けた電子文書データを利用し、庁内の事務処理フロー（処理の流れ）を電子化することです。 |
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研究開発部会(電子申請ワーキンググループ）の活動成果 ●目的と活動方針（2000年7月〜2001年6月） 電子文書・電子申請推進協議会研究開発部会は、電子申請の普及促進に貢献するため、モデル業務を調査分析し「電子化の課題」、「導入システム」等地方公共団体にとってのガイドラインとなるものを検討し、まとめていくことを目的として横須賀市との共同研究を行いました。また、国が中心となり進められている標準化等の動向調査、電子申請システムを実現するためのキー技術（XML、認証等）、現行製品等についての調査を行いました。 電子申請の課題 ●全体的な課題 (1)認証 (2)法令による規定 (3)セキュリティ (4)原本性の保証 (5)到達の公証とタイムスタンプ (6)電子的公文書（許可証等）の扱い (7)外字の扱い (8)申請書フォーマットの標準化 (9)本人確認と代理申請 (10)紙との併用 (11)デジタルデバイド (12)インフラ、環境整備 ●申請書（手続きによって該当する場合としない場合がある。） (1)事前協議、事前指導、対面審査 (2)添付書類（第三者証明書、大量の添付書類） (3)手数料の納付 モデル業務の調査分析 横須賀市子育て支援課の「児童手当申請手続」を電子化のニーズ、導入の容易さ等の面からモデルとして取り上げ、情報政策課及び子育て支援課の御協力を頂き、ヒアリング等による調査を実施しました。また、現状業務フロー及び現状業務の課題のまとめを行いました。 その上で、行政及び住民にとっての「理想形システム」を描き、そこへ到達するために、段階的なシステム構築の提示を行いました。 「理想形システム」は、電子申請システムと内部システムが情報の連係を行い、ネットワーク上で情報の参照もしくは自動的なデータの判定を行うとともに社会保険事務所等外部機関との情報連携を行います。ただし外部との連携方法については、現状技術では専用線接続とすべきであると考えます。 |
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理想形システムを実現するための課題 (1)認証 (2)法令 (3)セキュリティ (4)原本性の保証 (5)到達の公証とタイムスタンプ (6)外字の扱い (7)本人確認と代理申請 (8)紙との併用 (9)デジタルデバイド (10)インフラ、環境整備 (11)添付書類（第三者証明書） ●導入ステップの提言 導入ステップには二つの考え方があります。一つは、手続の洗い出し及びそれぞれについての課題等の整理を行い、手続／課題のマトリクスの作成を行った後、年次ごとに電子化可能な手続を決定する「申請手続／課題のマトリクスによるアプローチ」です。もう一つは、電子化ニーズの高い手続を先行手続とし、課題（電子化の制約条件）に触れる部分は紙を残しながら、電子化できる部分から電子化を進める「導入ニーズを重視したアプローチ」です。 国（各省庁）の電子申請では、基本的には前者のアプローチを取っています。一方、地方公共団体では、今後この二つの考え方を融合し、課題が少ないものの中でニーズが高いものから行っていく方法をとっていくと考えられます。 今回の検討では「導入の必要性を重視したアプローチ」を採りました。当面電子化が難しい条件については、例えば、第三者証明書の添付が必要な場合には郵送を行う等の制度面での解決策を提示しました。 ●電子申請導入の提言 以上の活動内容を地方公共団体向けの提言書という形で、第1部は電子申請の定義やメリット、キー技術や動向を地方公共団体向けの「電子申請の概論」として、第2部は横須賀市児童手当申請手続を事例とし、「システム導入の提言書」として基本的な考え方をまとめました。 提言書は、協議会ホームページにて公開中です。http://www.edec.gr.jp/ 電子申請システムの導入に向けて ●システム導入への流れ 申請手続の洗い出しと整理 地方公共団体の申請手続を洗い出し、その後、すべての申請手続を網羅的に調査し、それぞれについて手続の性格（事務区分、申請型／届出型）や根拠法令、電子化の制約条件等について整理します。 分析と電子化計画の策定 申請手続の洗い出しと整理の結果を分析し、先行して電子化すべき手続、国等の動向（LGWAN整備、組織認証基盤（LGPKI）整備等）を見ながら電子化を検討すべき手続に分類します。現状では、事務区分と電子化の阻害要因（事前協議、添付書類の有無、手数料の納付の有無等）に該当するかということが重要なファクターとなります。電子化のニーズの高さ（申請件数、申請対象者）も併せて検討します。また、国が中心となり検討されている最新動向や、最新の技術、製品動向を把握します。 以上の調査分析を踏まえ、3〜5年間の情報化計画（アクションプラン）の策定を行います。 業務分析と設計 アクションプランに基づき電子化する手続と関係する業務について、担当課での調査を行います。ここで現状における申請のフロー等を把握し、得られた情報を基に、効率的、効果的なシステム導入に向けて分析を行います。その結果に基づき、システム化の範囲、システムモデルを定め、システム設計と手続の電子化の設計を進めます。 システム構築、運用 基礎システムを構築した上でアクションプランに基づき、個別手続の電子化を行います。また、年度ごとに電子化手続を拡大するとともにシステムの機能も拡張していきます。 システムモデルの検討 ●求められる機能 申請者側 ○送受信機能 ○認証・検証機能 ○申請書作成機能 ○状態確認機能 地方公共団体側 ○送受信機能 ○手数料機能 ○発行機能 ○原本保存機能（申請書原本の保存） ○審査支援機能 ○原本保存機能（許可証等の原本の保存） ○受付 ○電子決裁機能 ○認証・検証機能 以上が申請者側及び地方公共団体側に求められる機能であると考えられます。 |