 |
||||||||
 |
 |
 |
|
広報誌 ネット＆ライン＞No.95 |  |
最新号 | |
バックナンバー |
|
 |
 |
||
| 文書管理システム電子決裁(ワークフロー)システムの機能等について −市町村情報化研究会文書管理システム開発部会成果発表会講演の要旨− |
| 財団法人岐阜県市町村行政情報センター情報管理課 |
国における文書管理システムの取組●国の文書管理システムとは −3つの総合（総合的な文書管理システム）− 国においては、21世紀初頭に高度に電子化された行政、すなわち「電子政府」の実現に向けた取組が行われており、その一つとして文書管理システムの整備が推進されています。 国の文書管理システムは、(1)文書のライフサイクル（作成・取得、回議・供覧、保存・管理、施行、廃棄）を通じた管理、(2)紙だけでなく電子文書を含む管理、(3)文書管理に関するシステム間で整合性がとれた総合的なシステムとして構築するとともにインターネットを活用し、行政文書ファイルを国民一般が検索できるシステムを目的とした3つの総合により構成されています。 ●市町村への要請 地方公共団体においても国の「電子政府」に対する地方公共団体の「電子自治体」の実現が求められており、その取組として文書管理システムの整備が求められています。  電子決裁(ワークフロー)システムとは電子決裁（ワークフロー）システムとは、電子文書の回議をネットワークを用いて電子的に行うシステムのことです。 現状での決裁行為は、紙文書に印鑑を押印することによって行われていますが、電子決裁（ワークフロー）システムを導入すると各個人は端末上で文書を参照し、決裁行為を行うことになります。 電子決裁(ワークフロー)システムの基本的な考え方 起案者が電子文書を回議文書としてシステムに登録することにより、起案を行います。その際に回議ルートの設定を併せて行います。起案が行われると回議ルートの初めに設定されている回議者に回議文書が届きます。回議者は、自分に届いた回議文書を参照し、承認（現在でいうと印鑑を押印する行為に当たります。）を行うと回議者の回議情報（例えば、承認日、コメント等）がシステムに記録され、次の回議者に回議文書が移動します。 最終的に決裁者に回議文書が届き、決裁者が決裁を行うと回議が終了します。回議文書は、決裁後起案者に戻ってきます。 電子決裁（ワークフロー）システムでは、回議者によるコメントの追記、起案者への差戻し、ルートの変更等を可能とします。 | |||||||||||||||
 | |||||||||||||||
システムの導入効果
システムの機能 起案から決裁までの機能をサポートします。 | |||||||||||||||
 | |||||||||||||||
|
回議ルートの設定（基本、合議） 基本的な回議ルートは、システム上に組識のツリーを構築し、起案時に決裁区分とそのツリーから担当課の回議ルートを自動設定します。基本的な回議ルートの設定は、自動で行えますが、合議先は、文書の案件によって異なるため、起案者が手動で選択し挿入することになります。 回議ルートの登録 設定した回議ルートをルート帳に登録し、利用することにより、起案時に毎回、回議ルートの設定を行う必要がなくなります。また、ルート帳を共有することにより、他の人からの利用も可能となり、生産性の向上も同時に図ることができます。 回議文書の表示 回議者は、画面上で回議文書及び添付文書を参照することができます。回議者が「承認」すると、回議日時、コメント等の回議情報がシステムに記録され、次の回議者に回議文書が移動します。 回議文書への追記 回議者は、回議文書に対して自由にコメントを追記することができ、添付文書に付箋を添付し、コメントを追記することもできます。また、他の回議者が貼った付箋を参照することができます。 起案者は、決裁後又は差戻し時に付箋を参照しながら添付文書の修正を行うことができます。 回議文書の差戻し 回議者は、回議文書の内容に異議がある場合「差戻し」を行うことができます。「差戻し」が行われると起案者に回議文書が差し戻され、起案者による回議文書の修正が可能となります。 回議文書の再回議 差し戻された回議文書の修正後、起案者は「差戻し」を行った回議者から再回議を行うことができます。また、回議ルートの最初から回議を行うこともできます。 「差戻し」が行われた場合、決裁後「差戻し」以前に回議された回議者に対して、回議文書を通知することができます。 回議ルートの変更 回議者は、回議文書に対して回議者を追加・削除することができます。 代決 決裁者が不在の場合などには、回議者は必要に応じて、「代決」を行うことができます。「代決」が行われるとその時点で回議が終了し、起案者に回議文書が戻ってきます。この場合、本来の決裁者には回議文書が回議されないため、起案者は、決裁後に本来の決裁者に対して回議文書を通知することができます。 後閲 回議者が不在の場合などには、回議文書が滞ってしまう可能性があるため、起案者及び回議者はその回議者を「後閲」にすることができます。「後閲」が行われると、その回議者を飛ばして次の回議者に回議文書が移動します。 起案者は、決裁後「後閲」と指定された回議者に対して回議文書を通知することができます。 回議文書の経過確認 起案者及び回議者は、回議文書の所在、状態、回議記録（コメント等）などを確認することができます。 回議文書の到達通知 回議文書の到達を電子メールで通知することができます。 回議者は、メーラー（OutlookExpress等）で電子メールを受信することにより回議文書の到達を知ることが可能となり、回議の滞留を防ぐことができます。 回議文書の件数表示 処理すべき回議文書の件数をシステム上で知ることができます。 回議後供覧 決裁後に指定した対象者に対して電子供覧を行うことができます。 要再回 決裁後に、再度回議文書の内容を確認したい場合に回議者が指定を行うことによって、決裁後に回議文書を通知することができます。 |